Insights ボードのアクセス権の仕組み

ボードは、非公開にすることも、特定のユーザーと共有することも、組織全体に公開することもできます。この記事では、その設定方法と、誰が何を変更できるかを説明します。

1. ボードのアクセス権

すべてのボードには Owner（オーナー）が 1 人います。追加したそれ以外のユーザーには、Can view（閲覧可）または Can edit（編集可）のいずれかが付与されます。

ロールの定義

• Owner：ボードを作成したユーザーです。アクセスできるユーザーを管理し、ボードの非公開化や削除ができる唯一のユーザーです。
• Can edit：ボードのウィジェット、フィルター、レイアウトを変更できます。
• Can view：ボードを開いて閲覧できます。ボード上の内容は一切変更できません。

コントロールは、操作できる場合にのみ表示されます。Sam は Can edit のため、Sam のパネルには同じユーザーと同じ設定が表示されますが、操作用のコントロールではなくテキストとして表示されます。

注意事項

• ボードを共有しても、オーナーは変わりません。すべてのボードには常に 1 人の Owner がいます。
• Can edit ではボードの内容を変更できますが、アクセスできるユーザーを変更することはできません。
• ボードのアクセス権とスペースのアクセス権は別のものです。セクション 6 をご覧ください。

2. ボードの公開範囲

ボードは常に、次の 3 つの状態のいずれかになります。

同じボードが、Private から 1 人と共有した状態、さらに全員に公開した状態へと変わる様子

ボードはサイドバーのセクション間を自動的に移動します。自分で振り分ける必要はありません。

注意事項

• Private のボードにユーザーを 1 人追加すると、Shared のボードになります。最後のユーザーを削除すると、Private に戻ります。
• Everyone in your organization は閲覧専用です。誰でもボードを見つけて開くことができますが、編集できるのは追加したユーザーのみです。
• ピン留めは共有ではありません。ボードを自分のサイドバーの上部に固定するだけで、閲覧できるユーザーは何も変わりません。

3. ボードの共有方法

1. ボードを開きます。
2. 右上の Share（共有）をクリックします。
3. Add people by name or email に名前またはメールアドレスを入力します。
4. 対象のユーザーを選択します。ユーザーは Can view で追加されます。
5. より多くの権限を付与するには、そのユーザーのアクセス権をクリックして Can edit を選択します。

変更は操作するたびに保存されます。保存ボタンはありません。

組織全体と共有するには

1. Share をクリックします。
2. General access で Everyone in your organization をオンにします。

ボードが Everyone セクションに移動し、組織内の誰でもボードを見つけて閲覧できるようになります。

ユーザーを削除するには

1. Share をクリックします。
2. そのユーザーのアクセス権をクリックします。
3. Remove（削除）を選択します。

そのユーザーはすぐにアクセスできなくなります。

4. オーナー権限の譲渡方法

チームを異動する場合や、同僚がレポートを引き継ぐ場合は、ボードを別のユーザーに譲渡します。

1. Share をクリックします。
2. 対象のユーザーがまだボードに追加されていない場合は、追加します。
3. そのユーザーのアクセス権をクリックします。
4. Make owner（オーナーにする）を選択します。
5. 確定します。

譲渡は共有とは異なり、譲渡後にご自身がボードに残ることはありません。ご自身のアクセス権がどうなるかは、ボードによって次のように異なります。

確定する前に、どちらに該当するかが Butlr に表示されます。

5. 組織の Owner と Admin ができること

Admin がすべてのボードを自動的に管理できるわけではありません。ボードによって異なります。

注意事項

• 非公開のボードは、Admin や組織の Owner を含むすべてのユーザーに対して非公開です。
• Butlr が設定したボードには、個人名の代わりに Owned by your organization · Managed by admins と表示されます。どの Admin でも管理できるため、誰かが組織を離れても引き続きアクセスできます。
• ボードのオーナーが組織を離れた場合は、組織の Owner がそのボードを別のユーザーに譲渡できます。

6. ボードのアクセス権とスペースのアクセス権の違い

ボードを共有しても、そのボードのスペースへのアクセス権は付与されません。この 2 つは別々に設定します。

• ボードのアクセス権：ボードを閲覧・編集できるユーザーを決めます。
• スペースのアクセス権：ユーザーがどのビル、フロア、部屋のデータを見られるかを決めます。「ロールとスペース権限の仕組み」をご覧ください。

アクセス権のないスペースのウィジェットがボードにある場合、そのウィジェットにはデータの代わりに You don't have access to this widget と表示されます。ボードのほかの部分は通常どおり使用できます。

ボードの一部を閲覧できないユーザーがいる場合は、Share パネルに 2 widgets won't be visible: limited space access のような警告が表示されます。解決するには、User Management でそのユーザーにスペースのアクセス権を付与してください。

ヒント

同僚がボードを開けるのに一部のウィジェットが空の場合、原因はボードのアクセス権ではなく、スペースのアクセス権にあります。Account Settings > User Management で、そのユーザーに割り当てられているスペースをご確認ください。